Planejamento da contratação
O que é?
1. Todas as contratações, inclusive as contratações diretas e adesões a atas de registro de preços, devem ser precedidas de planejamento adequado, formalizado no processo de contratação e, quando for o caso, incorporado no Termo de Referência ou Projeto Básico (1).
2. O planejamento da contratação é a fase que recebe como insumo uma necesidade de negócio(2) e gera como saída um edital completo, incluíndo o termo de referência (TR) ou projeto básico (PB) para a contratação. 

Figura 2. Fase de planejamento da contratação.

Ausência de padronização
3. Risco: Organizações realizam contratações sem atentar ao princípio da padronização,levando a multiplicidade de esforços para realizar contratações semelhantes, com consequente esforço desnecessário para elaborar especificações da contratação (e.g., dificuldade de obtenção de preços de referência ante a singularidade das especificações), repetição de erros (e.g., ante o "reaproveitamento de especificações e de editais") e perda de ecomomia de escala (ante a impossibilidade de contratação conjunta via SRP) (3).
4. Sugestão de controle interno: OGS padroniza espeficicações para aquisições que são comuns (e.g., limpeza, vigilância, telefonia, microcomputadores etc.) com apoio das diversas organizações sob sua jurisdição e a equipe de planejamento da contratação usa as especificações padronizadas (4).
5. Sugestão de controle interno compensatório: Assessoria jurídica não aprova processo de contratação com especificação diferente da que foi padronizada pelo OGS, a menos que haja justificativas robustas para tal (5).
6. Consideração: Caso a organização deseje utilizar especificações-padrão de outras esferas de governo (6), deve atentar que há necessidade de avaliação dessas, pois podem não estar totalmente conformes com as práticas que devem ser executadas nas organizações federais.

Competências requeridas para o planejamento da contratação
7. Risco: Responsável pelo planejamento da contratação não detém as competências multidisciplinares necessárias à execução da atividade, levando a especificações incompletas ou com requisitos irrelevantes ou indevidamente restritivos, com consequente indefinição do objeto e dificuldade de obtenção da solução necessária ao atendimento da necessidade ou diminuição da competição e aumento dos custos. 
c) Gestão do contrato, que recebe como insumo o contrato, e gera como saída uma solução, que produz resultados, os quais atendem à necessidade que desencadeou a contratação.
8. Sugestão de controle interno: Alta administração estabelece que as contratações devem ser planejadas por uma uma equipe multidisciplinar, incluíndo pelo menos os papéis de requisitante, especialista e administrativo (7).

Considerações
9. Requisitante é o conjunto de setores da organização que usufrui diretamente das solução contratada (8).
10. Especialista é a área da organização que detém competências técnicas sobre o objeto da solução (e.e., de for uma solução de segurança patrimonial, será o setor encarregado da segurança da organização; se for uma solução de tecnologia da informação, será o setor de tecnologia da informação) (9).
11. Administrativa é a área de compras, licitações e contratos da organização (10).
12. Exemplo de papéis: Em uma contratação de uma solução de propaganda para o Ministério da Saúde realizar uma campanha de vacinação, o Requisitante é a área do Ministério responsável pela vacinação, o Especialista é a área de comunicação do Ministério e o Administrativo pode ser o setor de licitações e contratos.
13. Outro exemplo de papéis: Em uma contratação de um software para apoiar as atividades de auditoria no TCU, o Requisitante é a área finalística do TCU que realiza auditorias, a Especialista é a área de TI e o Administrativo é o setor de licitações e contratos do Tribunal.
14. Dois papéis podem ser representados pelo mesmo ator. Por exemplo, no caso da área de TI de uma organização necessitar de um software para sua própria utilização, esta área será ao mesmo tempo Requisitante e Especialista.

Adequação da profundidade com que as atividades de planejamento devem ser executadas
15. Risco: Executar o processo de planejamento de forma muito detalhada para contratações com menor risco (baixo valor, baixo impacto nas atividades da organização), levando a execução de controles cujo custo é superior ao benefício (e.g., realizar exaustivos estudos técnicos preliminares para uma contratação corriqueira e de baixo valor), com consequente desperdício de recursos humanos.
16. Sugestão de controle interno: No caso de contratações de menor risco, a equipe de planejamento executa as atividades de planejamento de forma mais simplificada(11)
17. Risco: Executar o processo de planejamento de forma muito simplificada para contratações de maior risco (alto valor, alto impacto nas atividades da organização), levando à contratação que não produz resultados capazes de atender à necessidade da administração, com consequente desperdício de recursos (e.g., financeiro, pessoal) públicos, ou levando à impossibilidade de contratar (e.g., suspensão por mandado de segurança devido à irregularidades), com consequente não atendimento da necessidade que originou a contratação.
18. Sugestão de controle interno: No caso de contratações de maior risco, a equipe de planejamento executa as atividades de planejamento de forma mais exaustiva (12).

Contratação direta (dispensa ou inexigibilidade) sem que haja modelos adequados de execução do objeto e de gestão do contrato
19. Risco: Contratação direta (dispensa ou inexigibilidade) sem adequado planejamento da contratação, levando a contratos com modelos inadequados (principalmente de execução do objeto e de gestão do contrato), com consequente não recebimento do objeto que satisfaz às necessidades que originaram a contratação e desperdício de recursos públicos (13).
20. Sugestão de controle interno: A alta administração publica normativo estabelecendo a obrigação de que, mesmo nas contratações diretas (inclusive de empresas públicas), devem ser elaborarados os mesmos artefatos necessários para as contratações por meio de licitação (estudos técnicos preliminares, plano de trabalho e termo de referência ou projeto básico) (14).
21. Sugestão de controle interno compensatório: Assessoria jurídica não aprova processo de contratação direta que não contenha os estudos técnicos preliminares, o plano de trabalho (no caso de serviços) e o projeto básico (15).
Fundamentação:
1 
BRASIL. Decreto-lei n° 200, de 25 de fevereiro de 1967.
• Art. 6º) As atividades da Administração Federal obedecerão aos seguintes princípios fundamentais: I - Planejamento.
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 7º) As licitações para a execução de obras e para a prestação de serviços obedecerão ao disposto neste artigo e, em particular, à seguinte seqüência: I - projeto básico; II - projeto executivo; III - execução das obras e serviços.
(...)
§ 9º O disposto neste artigo aplica-se também, no que couber, aos casos de dispensa e de inexigibilidade de licitação.
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.233/2012-TCU-Plenário.
• 9.3. determinar [ao OGS] que: (...) 9.3.3. quando realizarem adesão à ata de registro de preços atentem que: 9.3.3.1. o planejamento da contratação é obrigatório, sendo que se o objeto for solução de TI, caso seja integrante do Sisp, deve executar o processo de planejamento previsto na IN - SLTI/MP 4/2010 (IN - SLTI/MP 4/2010, art. 18, inciso III) ou, caso não o seja, realizar os devidos estudos técnicos preliminares (Lei 8.666/1993, art. 6º, inciso IX);
2 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 12. Nos projetos básicos e projetos executivos de obras e serviços serão considerados principalmente os seguintes requisitos: (...) II - funcionalidade e adequação ao interesse público;
BRASIL. Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997.
• Art. 2º A contratação deverá ser precedida e instruída com plano de trabalho aprovado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou a quem esta delegar competência, e que conterá, no mínimo: I - justificativa da necessidade dos serviços;
BRASIL. Lei n° 10.520, de 17 de julho de 2002.
• Art. 3º A fase preparatória do pregão observará o seguinte: I - a autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento; III - dos autos do procedimento constarão a justificativa das definições referidas no inciso I deste artigo e os indispensáveis elementos técnicos sobre os quais estiverem apoiados, bem como o orçamento, elaborado pelo órgão ou entidade promotora da licitação, dos bens ou serviços a serem licitados;
3 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 11) As obras e serviços destinados aos mesmos fins terão projetos padronizados por tipos, categorias ou classes, exceto quando o projeto-padrão não atender às condições peculiares do local ou às exigências específicas do empreendimento.
• Art. 15) As compras, sempre que possível, deverão: I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;
4 
BRASIL. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Portaria SLTI/MP n° 02, de 16 de março de 2010.
• Art. 1º Os órgãos integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática (SISP) devem observar as especificações padrão de bens de Tecnologia da Informação nas suas aquisições, disponíveis na rede mundial de computadores no endereço http://www.governoeletronico.gov.br/sisp-conteudo/especificacoes-tic.
5 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 38, Parágrafo único. As minutas de editais de licitação, bem como as dos contratos, acordos, convênios ou ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração.
6 
Acessar o CADTERC - Cadernos Técnicos de Serviços Terceirizados
• O CADTERC – Cadernos Técnicos de Serviços Terceirizados (www.cadterc.sp.gov.br) é um site institucional, que objetiva divulgar as diretrizes para contratações de fornecedores de serviços terceirizados pelos órgãos da Administração Pública Estadual, com padronização de especificações técnicas e valores limites (preços referenciais) dos serviços mais comuns e que representam os maiores gastos do estado.
7 
BRASIL. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Instrução Normativa n° 04, de 12 de novembro de 2010.
• Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se: I - Área Requisitante da Solução: unidade do órgão ou entidade que demande a contratação de uma Solução de Tecnologia da Informação; II - Área de Tecnologia da Informação: unidade setorial ou seccional do SISP, bem como área correlata, responsável por gerir a Tecnologia da Informação do órgão ou entidade; III - Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação, composta por: a) Integrante Técnico: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área; b) Integrante Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área; c) Integrante Requisitante: servidor representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área;
8 
BRASIL. Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005.
• Art. 9º Na fase preparatória do pregão, na forma eletrônica, será observado o seguinte: I - elaboração de termo de referência pelo órgão requisitante, com indicação do objeto de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização;
BRASIL. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Instrução Normativa n° 04, de 12 de novembro de 2010.
• Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se: I - Área Requisitante da Solução: unidade do órgão ou entidade que demande a contratação de uma Solução de Tecnologia da Informação; II - Área de Tecnologia da Informação: unidade setorial ou seccional do SISP, bem como área correlata, responsável por gerir a Tecnologia da Informação do órgão ou entidade; III - Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação, composta por: a) Integrante Técnico: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área; b) Integrante Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área; c) Integrante Requisitante: servidor representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área;
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Portaria TCU n° 297, de 14 de novembro de 2012.
• Art. 2º Para os fins desta norma, entende-se por: (...)IV – beneficiária do serviço: unidade ou subunidade da Secretaria do TCU que usufrui diretamente dos serviços terceirizados de natureza continuada; a beneficiária pode ser, também, gestora do contrato;
9 
BRASIL. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Instrução Normativa n° 04, de 12 de novembro de 2010.
• Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se: I - Área Requisitante da Solução: unidade do órgão ou entidade que demande a contratação de uma Solução de Tecnologia da Informação; II - Área de Tecnologia da Informação: unidade setorial ou seccional do SISP, bem como área correlata, responsável por gerir a Tecnologia da Informação do órgão ou entidade; III - Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação, composta por: a) Integrante Técnico: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área; b) Integrante Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área; c) Integrante Requisitante: servidor representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área;
10 
BRASIL. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Instrução Normativa n° 04, de 12 de novembro de 2010.
• Art. 29. As Áreas de Compras, Licitações e Contratos dos órgãos e entidades apoiarão as atividades da contratação, de acordo com as suas atribuições regimentais..
• Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se: I - Área Requisitante da Solução: unidade do órgão ou entidade que demande a contratação de uma Solução de Tecnologia da Informação; II - Área de Tecnologia da Informação: unidade setorial ou seccional do SISP, bem como área correlata, responsável por gerir a Tecnologia da Informação do órgão ou entidade; III - Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação, composta por: a) Integrante Técnico: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área; b) Integrante Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área; c) Integrante Requisitante: servidor representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área;
11 
BRASIL. Decreto-lei n° 200, de 25 de fevereiro de 1967.
• Art. 14) O trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de contrôles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.
12 
BRASIL. Decreto-lei n° 200, de 25 de fevereiro de 1967.
• Art. 14) O trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de contrôles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.
13 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.233/2012-TCU-Plenário.
• [Relatório] Há que se ressaltar que, mesmo sendo a contratada integrante da administração pública, como é o caso do Serpro, ela deve realizar a contratação e gerir o contrato em conformidade com as previsões legais.
• 9.3.4. em atenção ao Decreto 7.579/2011, art. 4º, V, oriente os órgãos e entidades sob sua jurisdição para que, caso possuam contratos com empresas públicas prestadoras de serviços de TI (subitem III.3):
9.3.4.1. analisem a conformidade dos termos do contrato e do projeto básico e verifiquem se:
9.3.4.1.1. foi realizado o adequado planejamento da contratação, consistindo na execução do processo de planejamento previsto na IN - SLTI/MP 4/2010 se for integrante do Sisp (IN - SLTI/MP 4/2010, art. 18, inciso II) ou, caso não o seja, se foram realizados os devidos estudos técnicos preliminares (Lei 8.666/1993, art. 6º, inciso IX);
9.3.4.1.2. as especificações do objeto são precisas e suficientes, em conformidade com a Lei 8.666/1993, art. 6º, IX;
9.3.4.1.3. os critérios de mensuração dos serviços são precisos e suficientes, de acordo com o determinado na Lei 8.666/1993, art. 6º, IX, e (também necessários de acordo com a IN - SLTI 4/2010, art. 14, II, a);
9.3.4.1.4. a metodologia de avaliação da adequação dos produtos é precisa e suficiente, de acordo com o determinado na Lei 8.666/1993, art. 6º, IX, e (também necessária de acordo com a IN - SLTI 4/2010, art. 14, II, c);
9.3.4.1.5. as cláusulas de penalidades contidas na Lei 8.666/1993, art. 87, de acordo com o determinado na Lei 8.666/1993, art. 55, VII e VIII, são detalhadas e atendem aos princípios da razoabilidade, proporcionalidade e prudência (e também o previsto na IN - SLTI 4/2010, art. 15, III, h);
9.3.4.1.6. o modelo de pagamento é vinculado a resultados, obedecendo ao princípio constitucional da eficiência (e também ao previsto no Decreto 2.271/1997, art. 3º, § 1º, e na IN - SLTI 4/2010, art. 15, §§ 2º e 3º);
9.3.4.1.7. a justificativa dos preços contratados é adequadamente fundamentada em arrazoada pesquisa de mercado, de acordo com o determinado na Lei 8.666/1993, art. 26, III, inclusive com a análise da planilha de composição de custos dos serviços, necessária segundo a Lei 8.666/1993, art. 7º, § 2º, II;
9.3.4.2. caso a análise realizada de acordo com orientação acima indique desconformidade, elaborem plano de ação para providenciar as adequações contratuais necessárias, que deverão ser realizadas no prazo de 180 dias;
9.3.4.3. mantenham o resultado da análise de conformidade empreendida em documento formalizado, à disposição dos controles externo e interno;
9.3.4.4. informem seu órgão de assessoramento jurídico e sua unidade de auditoria interna da análise que está sendo empreendida e do resultado obtido;
14 
BRASIL. Tribunal de contas da União. Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação - Riscos e Controles para o Planejamento da Contratação - versão 1.0.
• p. 168. 6.1) Sugestões de controles internos: (1) publicar normativo estabelecendo a obrigação da equipe de planejamento da contratação de elaborar os mesmos artefatos necessários para as contratações via licitação (estudos técnicos preliminares, plano de trabalho e termo de referência ou projeto básico) nas contratações diretas, inclusive de empresas públicas. Convém que a responsabilidade por esse controle seja da alta administração.
15 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 38, Parágrafo único. As minutas de editais de licitação, bem como as dos contratos, acordos, convênios ou ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração.